Você sabe como realizar o processo de fechamento de caixa da sua loja? O caixa é onde tudo acontece no varejo, é onde todo seu esforço é apontado para o cliente chegar! Por isso, mantenha os olhos atentos ao seu ponto de venda (PDV), que é por onde entra a receita. Estar atualizado quanto a legislação, equipamentos e software é importante, mas nunca esqueça dos processos!
Muitas vezes os processos são deixados de lado, porque, dependem em sua maioria de disciplina e interação das pessoas para acontecer. A correria do dia a dia nunca pode ser desculpa para deixar de lado os procedimentos e normas, já que falhas nos processos significam prejuízo irrecuperável.
É importante reforçar que todas as operações do caixa, por se tratar diretamente de receitas, seja em dinheiro vivo, cartões, vales ou fiado devem ser realizadas com o máximo de concentração.
Os operadores de caixa devem seguir os procedimentos. Todos os passos, por mais simples que possam parecer, desde a conferência do produto, escolha da forma de pagamento e a verificação do troco, porque cada etapa influencia diretamente no resultado.
São inúmeras situações no fechamento de caixa que garantem a sua operação e vamos falar sobre algumas:
Mas o que é o fechamento de caixa?
Ao abrir o caixa, checar duas vezes o valor na gaveta
Registrar todas as entradas e saídas no caixa
Separar os documentos por tipo de pagamento
Melhor horário
Sistema de gestão
Equilíbrio Financeiro
Mas o que é o fechamento de caixa?
É o processo que consiste em conferir se o valor total da venda realizada no PDV durante o período de atendimento existe na gaveta, ou seja, as vendas realizadas estão comprovadas por documentos ou dinheiro na gaveta do caixa.
A complexidade aparece porque existem diferentes formas de pagamento, como dinheiro, cartões, vales, cheques, fiados, e outros, além de ocorrer operações no meio do dia que impactam o saldo do caixa, como é o caso de sangrias (retiradas de dinheiro) ou recebimento de clientes.
Tornar o fechamento de caixa uma rotina diária é fundamental para evitar fraudes e roubos. Existem vários casos onde os varejistas sofriam prejuízos no PDV por falta de controle e monitoramento do fechamento.
Na prática, o processo consiste em tirar um relatório de vendas no PDV e checar se o valor total vendido, por finalizadora ou forma de pagamento, confere 100% com o físico apresentado na gaveta. Se houver qualquer divergência, ela deve ser discutida e investigada no momento.
Agora, veja se você está seguindo todos os processos do fechamento de caixa:
Ao abrir o caixa, checar duas vezes o valor na gaveta
É importante verificar mais de uma vez o valor de entrada, conhecido como abertura de operador ou fundo de troco. Existem sistemas como o neoPDV que vc precisa confirmar pela segunda vez o fundo de troco para evitar erro!
Registrar todas as entradas e saídas no caixa
Todas as operações devem ser registradas, as entradas (fundo de troco, reforço de caixa), saídas de dinheiro ou cheques (sangrias). Os comprovantes devem ser bem guardados para fazer conferência no fechamento de caixa.
Separar os documentos por tipo de pagamento
Uma boa dica para um fechamento de caixa rápido e organizado é que a cada venda ou operação, os documentos sejam separados pela forma de pagamento facilitando o processo de conferencia no final!
Se você utiliza TEF e um sistema de gestão, terá uma grande vantagem, pois é possível conciliar automaticamente os cartões por bandeira, além de suas taxas e lançamentos.
Melhor horário
Para que não haja divergências nos valores, o fechamento de caixa deve ser realizado em todo final de expediente, ou quando houver trocas de turnos de operadores. É importante lembrar um horários com fluxo menor de clientes facilita esse processo.
Sistema de gestão
O ideal é utilizar um sistema de gestão como o neoPDV que dará as informações detalhadas por operador e forma de pagamento, facilitando o controle e conferência dos dados do fechamento de caixa.
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